Onderhandelen, een voor iedereen werkbare oplossing #lesvoorbereiding versie 2

Een paar weken geleden bereidde ik deze les voor. Vroeg genoeg opdat mijn collega’s en ik het er nog over konden hebben voor we de lessen gingen uitvoeren.

Het resultaat van overleg en uitproberen is deze les in 10 delen (duurt totaal 3 uur)

1. Welkom (15 min)

We beginnen gewoon. Kort welkom, overzicht van de les, zittend in een kring.

2 vrijwilligers. Ze gaan een auto kopen/verkopen. Ik geef de koper een boven- en ondergrens. De verkoper ook. De overlap is klein. We kijken naar die eerste onderhandeling en bespreken kort na.

2. Een dilemma kiezen en uitspelen. (15 min)

Leerdoel: herkennen van de dilemma’s bij onderhandelen en daartussen (bewust) kiezen

Ik leg de studenten de dilemma’s kort uit.

• Vraag om ieder een positie te kiezen. Bvb hardheid.
• Kort te bedenken wat ze willen verkopen.
• En de studenten spelen het 2 aan 2 uit.

We bespreken kort na.

3. Fases van de onderhandeling. (10 min)

Leerdoel: Herkennen van de fases van de onderhandeling

We zitten nog steeds in de kring. Ik heb de fases van de onderhandeling ieder op een apart A4-tje geschreven en vraag de studenten om ze in de goede volgorde te leggen. We gebruiken de theorie fases van de onderhandeling om de volgorde te bepalen (Voorbereiding, commitment aangaan, positiekeuze, exploreren, oplossingen alternatieven bedenken, overeenkomst sluiten) en om door te spreken wat ze inhouden.

Herkennen van de fases van de onderhandeling en welk gedrag je daar (bewust) kan kiezen

4. Onderhandelingstechnieken. (15 min)

Leerdoel: Herkennen van onderhandelingstechnieken en daartussen kunnen kiezen.

De studenten krijgen van mij een lijst met onderhandelingstechnieken gesorteerd op beïnvloeden van de inhoud, beïnvloeden van de procedures, beïnvloeden van de machtsbalans, beïnvloeden van de sfeer. Ze hebben de theorie vaardiger onderhandelen vooraf gelezen.

De studenten kijken naar deze video waarin Bram Moskowicz in College Tour (van minuut 29 tot 32) met als vraag, turf welke technieken je ziet,

Kort nabespreken.

5. Voorbereiding rollenspel. (10 min)

Vervolgens komen we terug op de fase van voorbereiden in het rollenspel.

De studenten krijgen de rollen in het rollenspel (een bedrijfssituatie rondom het verdelen van budgetten) uitgedeeld. Alle rollen worden 2x uitgedeeld en de studenten met dezelfde rol mogen zich samen voorbereiden op het rollenspel. Hulpvragen zijn:

• Wat is mijn boven-en ondergrens?
• Welke argumenten heb ik?
• Wat zou de ander willen en waarom?
• Is er een win-win oplossing mogelijk?
• Welke sfeer wil ik neerzetten in de onderhandeling?
• Is het handig om eerst te onderhandelen over de manier waarop we gaan onderhandelen?
• Wat ga ik doen met impasses en concessies?
• Wat word mijn opening?
• Wat wil ik graag oefenen in het rollenspel? Vb Fases herkennen en gedrag daarop aanpassen, bepaalde onderhandelingstechniek, aan (deel) de voorbereiding houden.

6. Rollenspel. (30 min)

Het rollenspel wordt uitgespeeld.

• Binnencirkel onderhandelt
• Buitencirkel observeert of de student dat wat hij wil oefenen voor elkaar krijgt.

Nabesproken en heel belangrijk voor vervolg. Gevraagd wie er ontevreden is over de uitkomst.

Pauze (15 min)

7. Sabotagegedrag, Lewis-methode van inclusieve besluitvorming en de relatiecirkel (10 minuten)

Als je onderhandelt kan het zijn dat de oplossing geen win-win situatie is. Dat mensen als gevolg daarvan sabotagegedrag gaan vertonen. Wat we de studenten willen laten ervaren is dat er gesprekstechnieken zijn die een grotere kans op een “voor iedereen werkbare oplossing” geven. We hadden ook voor een gesprekstechniek uit de Holacracy kunnen kiezen.

Ik leg uit wat sabotagegedrag is, gebruik makend van deze afbeelding. Leg de link met de ontevreden studenten na rollenspel 1.

Alle gedragingen die bij de sabotagelijn horen , zijn in wezen gefrustreerde pogingen om onze menselijke wijsheid en creativiteit aan de groepsbesluiten toe te voegen. Het is de kunst om sabotagegedrag ook zo te behandelen en juist tijdens spannende momenten niet te oordelen maar aandachtig te luisteren (pg 41, Deep Democracy)

Ik leg de methode uit. Naast die uitleg blijkt het belangrijk te zijn om de focus van de studenten te verleggen van  “eigen gewin” naar “wat heeft het bedrijf nodig”

Daarom leg ik ook nog uit dat we na het volgende rollenspel de relatiecirkel gaan vullen. Wat is er nodig voor een voor iedereen werkbare oplossing.

Stap 1 Verzamel alle invalshoeken

Het verzamelen van alle invalshoeken is vaak lastiger dan je denkt. Neem een situatie waar jij vindt dt plan A de beste oplossing is voor het probleem, maar je collega pleit voor plan B. Het is dan van belang on neutraal beide standpunten volledig de ruimte te kunnen geven. … Kun je jouw ideeën tijdelijk loslaten om alle invalshoeken te kunnen horen” (pg 66)

Elke mening roept tegelijkertijd een andere mening op. De meeste groepen hebben vervolgens de neiging tot aanvallen en verdedigen. Benadruk dat we nu nog niets hoeven te beslissen, dat we alleen nog invalshoeken aan het verzamelen zijn. Hoe meer perspectieven er nu op tafel komen, hoe sneller en beter we straks (stap 4) besluiten kunnen nemen. (pg 67)

Moedig mensen aan om werkelijk naar elkaar te luisteren . Niet vanuit de strategie om je eigen zin door te drukken, maar vanuit de oprechte intentie elkaar te begrijpen en iets nieuws te leren. (pg 67)

Stap 2 Zoek actief naar het alternatief

Terwijl we ideeën met elkaar delen tekenen zich vaak voorstellen af. De neiging is om met deze voorstellen mee te gaan en tot besluitvorming over te gaan. Met Deep Democracy gebeurt dat niet. Hierbij vraag je expliciet of iemand nog een ander idee heeft. (pg 68)

Het is belangrijk om het veilig te maken voor tegenstellingen (pg 68)

Benoem alle perspectieven en geef er gelijke waarde aan. Hiermee doorbreek je de natuurlijke neiging om allemaal ongeveer hetzelfde te willen zeggen. ( pg 68)

Stap 3 Verspreid het alternatief

In deze derde stap maak je het veilig om een andere mening te geven. Erken het risico om een andere mening te geven en spreek eventueel hardop uit da dit spannend kan zijn. Vraag expliciet wie zich- als is het maar een klein beetje – herkent in de nieuwe invalshoek. Hiermee voorkom je dat mensen alleen komen te staan. Degene die als eerste het punt maakte wordt door het verspreiden vanher alternatief weer meer onderdeel van de groep. ( pg 70)

Stemmen

De eerste 3 stappen hebben gezorgd voor een goede exploratie, waardoor er nu verschillende voorstellen op tafel liggen. Het is tijd om besluiten te nemen. (pg 73)

1. Herhaal op neutrale toon wat de opties zijn, zodat het iedereen volstrekt helder is wat de keuzes zijn: optie A, B, C
2. Nu mag iedereen stemmen voor een van de opties door zijn hand op te steken.

Stap 4 Voeg de wijsheid van de minderheid toe

Bij een meerderheidsstemming gaan we doen wat de meerderheid heeft besloten; wees daar helder en sturend in. Wees erop bedacht dat sommige mensen de neiging zullen hebben opnieuw te gaan lobbyen voor hun standpunt en dat anderen zich uitgedaagd kunnen voelen om weer in discussie te gaan. Dat is nu niet de bedoeling de keuze is gemaakt en zal na de toevoeging van de minderheidswijsheid opnieuw in stemming worden gebracht. Het moment waarop duidelijk wordt waarop de keuze valt, is altijd een delicaat moment in de groep. Er zullen zonder twijfel mensen in de groep zitten met gevoelens van teleurstelling, frustratie of irritaties. Als er geen aandacht is voor deze gevoelens kan dat desastrues uitpakken in de groep en tijdens de implementatie van het besluit. Door het verlies te erkennen en mensen vervolgens te vragen wat ze nodig hebben om mee te gaan met het minderheidsbesluit kun je zowel hun wijsheid benutten al mensen weer onderdeel van de groep maken.

Dit doe je door als begeleider alle mensen die hun voorkeurstem hebben verloren, een voor een langs te gaan. “Het spijt me dat niet is gekozen voor jouw voorkeur” ” Wat heb je nodig om mee te gaan met het meerderheidsbesluit” Het is belangrijk dat iemand zelf zegt wat hij nodig heeft. (pg 74)

Stemmen

Er wordt opnieuw gestemd. Een andere minderheid, stap 4 herhalen. Bij een heel verdeelde stemming of meer dan 3x herhalen van het proces is er waarschijnlijk iets in de onderstroom. Dat werken met stap 5 van de methode om dat op te lossen gaan we niet doen 🙂

8. Rollenspel met deze methode. (50 min)

We vragen de 2de groep van studenten om het rollenspel te doen en heel bewust de volgende stappen te volgen. (wetend dat dat niet hetzelfde resultaat oplevert als met getrainde begeleiders in de methode, denken we dat de studenten toch een paar grote verschillen gaan opmerken met de vorige ronde)

De algemeen directeur is in eerste instantie diegene die de groep door die stappen leidt. Het blijkt handig om iemand anders hem/haar te laten helpen.

Dit onderdeel wordt afgerond met een korte “wat wil je hierover kwijt”-ronde.

Voorbereiding Reflectieverslag. (10 min)

De studenten schrijven in steekwoorden de antwoorden op op de volgende vragen:

• Aan welke vaardigheden heb je precies gewerkt en hoe?
• Welke effecten heeft dat voor je gehad?
• Welke veranderingen heeft de training voor jou ten gevolge gehad en waaraan merk je dat precies?
• Hoe heb je deze les ervaren, wat vond je ervan?
• Wat was het sterkste moment van de les en waarom?

Het is voorbereiding op het reflectieverslag en het helpt om de kwaliteit van de antwoorden in het volgende onderdeel te vergroten.

9, Rollenspel met deze methode. (50 min)

We vragen de 2de groep van studenten om het rollenspel te doen en heel bewust de volgende stappen te volgen. (wetend dat dat niet hetzelfde resultaat oplevert als met getrainde begeleiders in de methode, denken we dat de studenten toch een paar grote verschillen gaan opmerken met de vorige ronde)

10. Checkout (15 min)

Een talkingstick ronde waarin de studenten vertellen wat het sterkste moment was van de les en waarom. En een pijl aan de relatiecirkel toevoegen.

Mooi om te zien dat het noemen van een invloed lastig is, de lijn trekken nog lastiger en de pijlpunt het lastigst. (vind ikzelf trouwens ook) En daarmee denk ik dat deze oefening helpt geleerde (in sterkste momenten) te verdiepen, verbinden.

Dit was de cirkel van de eerste groep.

Bronnen:

• Vaardiger Onderhandelen, W. Mastenbroek, 2001;
• Excellent onderhandelen, R. Fisher, W. Ury en B. Patton (Harvard Negotiation Project), 2000.
• Deep democracy, J. Kramer, 2014

PS Voor docenten die dit aanspreekt adviseer ik toch om even hoofdstuk 3 van Deep Democracy lezen. Er staat namelijk veel meer wijsheid in dan ik hier heb opgenomen. 🙂