Semester-evaluatie-vergadering wel of niet bijwonen.

Ik heb besloten het dit keer niet te doen, dat bijwonen, en de tijd die daardoor vrijkomt te besteden aan het helder formuleren van waarom niet en wat voor mij de gewenste situatie is. Dit naar aanleiding van de briljante vraag vanuit een groepje collega’s en de reacties daarop.

Less is more. Wat zouden we niet meer kunnen doen om zo tijd/ruimte te maken voor onze plannen.

Een hele alerte lezer gaat zien dat ik met meer tijd, meer waarde zou willen creëren. Hoezo Less is more 🙂 Deze blog is een mogelijkheid om het gesprek te helpen openen met behulp van het voorbeeld semestervergadering. Waarom doen we de dingen die we doen? Is de bedoeling helder voor iedereen? En eens de bedoeling helder, kiezen we dan de effectiefste vorm.

Cultuur wordt bepaald door de keuzes die je daarin in iedere (inter) actie maakt, hoe klein die ook soms lijkt.

IST

We vergaderen een uur. In dat uur worden zoals dat hoort bij een PDCA-cyclus besproken wat we hebben gedaan dit kwartaal en wat de mogelijke verbeterpunten richting volgende keer zijn.

Dat betekent dat de vergadering vaak eerst gaat wat uit het klassenvertegenverwoordigersoverleg kwam, om vervolgens het rijtje af te gaan van de vakken, hoe ging het en wat kan beter. Veel tijd is er dan niet per vak. De keuze die dan vaak gemaakt wordt is kort zeggen dat het goed ging, zeggen wat beter kan, vragen of daar budget voor is.  Een budgetbesluit dat bijna altijd buiten de invloedssfeer van deze vergadering valt.

Ik geef twee voorbeelden:

In de vergadering semesterblok 4 zal de blog Trainingsactrice #lesvoorbereiding gereduceerd worden tot de zin:

De mgtv trainingen gingen goed en die trainingsactrice had echt toegevoegde waarde. Graag volgend jaar daar weer budget voor.

In de vergadering semesterblok 2 zal de blog  De manier van omgaan met onzekerheid die voor mij het beste werkt: uitproberen samengevat worden als:

We hebben bij bedrijfseconomie als voorbereiding op vorig jaar al lesgegeven in blokken van 3 uur en met zijn tweetjes. Dat was uitdagend en het ging goed.

Ik vertrek daar bijna altijd gedeprimeerd. Omdat de energie van “het was nog niet goed genoeg” is wat bij mij blijft hangen.

SOLL kunnen zijn

Wat is de bedoeling eigenlijk van een semestervergadering?

Als de bedoeling puur het verzamelen van verbeterpunten is, dan kan dat anders, efficiënter, effectiever, energieker. Volgens mij heeft Stichting LeerKracht met zijn bordsessies daar een mooie werkwijze voor.

Maw, als verbeterpunten verzamelen de bedoeling is, vind ik dit niet de meest effectieve methode. Het is niet zo dat je de anderen hoeft te overtuigen van het nut van de verbetering, Oftewel je gaat het toch al doen (jij bent de vakkundige en hebt geen budget ervoor nodig). Oftewel je hebt budget nodig en die beslissingsbevoegdheid ligt buiten deze vergadering. Het volstaat dus om ze kort en krachtig te noemen. Ze zouden zelfs gewoon gemaild kunnen worden.

Valt het je op dat je hier kan wegkomen met de verbetering benoemen zonder er echt zelf de verantwoordelijkheid voor te nemen. En valt het op dat het een langcyclisch verbetertraject is. Verbeteringen tijdens het semester hangen af van de individuele docent.

De andere bedoelingen. Stel dat het de bedoeling is om een verbindend teammoment te creëren, om met aandacht successen te delen en te vieren, om met voorbeelden van wat goed ging anderen uit te dagen tot experimenteren, om met echt innovatieve ideeën te komen, om gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het semester. Dan is de huidige vorm van vergaderen ongeschikt. De kans dat dat gebeurt is bijna nihil. Dat gebeurt alleen als iemand in de vergadering ingaat tegen de ongeschreven regels. Het zal je niet verbazen dat ik dat al een aantal keren gedaan heb. Omdat ik die andere bedoelingen wezenlijker vind. Het zal ook niet verbazen dat dat veel energie kost en relatief weinig oplevert.

Verbondenheid kan je organiseren. Ik heb dat vorig weekend nog ervaren op het Internationale BigBand Festival. Mijn motto:

Stel dat je het houdt op 2 vergaderingen per semester. Hoe zou je die vergadering dan kunnen organiseren zodat de kans dat die andere bedoelingen ook waargemaakt worden veel groter is.

Waarschuwing, ik heb ter prikkeling een ander uiterste opgezocht 🙂

Voorbereiding

• je vraagt genodigden ((gast)docenten, studenten, ondersteuning) om de verbeterpunten door te geven, met korte omschrijving van waarom, benodigde budget, verantwoordelijke
• je vraagt genodigden om aan te geven wat overbodig was dit kwartaal, met een inschatting van het budget dat dat oplevert.
• je brengt die bij elkaar, voegt daar de aangedragen verbetertips door studenten aan toe en vraagt genodigden om top 3 van de verbeterpunten te kiezen op basis van wat meeste impact heeft op de student, de relatie tussen student en docent, het leereffect.

Moment zelf

Deel 1: verbinden, delen, vieren, inspireren, innoveren

Je gaat in een kring zitten (zonder tafels ertussen) en gaat met behulp van de talkingstick de dialoog aan.

De vraag die gesteld wordt: “wat wil jij delen over dit semester”. een voor een vertellen de aanwezigen en de rest luistert. Pas nadat iedereen gesproken heeft en de facilitator het heeft afgesloten, is er ruimte voor vragen. Nog steeds niet voor oordelen/meningen.

Deel 2: Innoveren, verbeterfocus kiezen, less is more

De deelnemers gaan staan rond het grote vel met daarop alle aangedragen verbeterpunten.

• check of er naar aanleiding van de dialoogronde nog punten toegevoegd kunnen worden

Hieronder wordt een gedeelte van een techniek uit deep democracy gebruikt (ik deed dat al eens met studenten)

• iedereen geeft nu zijn top 3 aan met post-its bijvoorbeeld
• de groep stemt of de top 3 die daar uit komt met meerderheidsstemmen de top 3 is die zal worden uitgevoerd.
• de tegenstemmers wordt gevraagd wat ervoor nodig is opdat zij instemmen met die top 3
• het voorstel wordt eventueel aangepast (de combinatie van de dialoog en goed luisteren naar de minderheidsstem zou wel eens verrassende uitkomsten kunnen geven 🙂 )
• opnieuw stemmen, dit tot iedereen het ermee eens is. Als het meer dan 3 stemrondes kost zit er waarschijnlijk een dieperliggende tegenstelling in de onderstroom die meer tijd/aandacht vraagt dan deze vergadering heeft. Gewoon stoppen dan en afspreken wanneer er gewerkt gaat worden aan die tegenstelling.

Hoe ga je dan vermoedelijk naar buiten

Je voelt je gezien omdat je je verhaal mocht vertellen en er zonder oordelen naar je geluisterd is.

Je voelt je verbonden oa door de herkenning in de persoonlijke verhalen van de andere docenten.

Je bent positief verbaasd over de gekozen focuspunten. Die had je in je eentje niet kunnen bedenken.

Je hebt een helder beeld van wat de verbeterfocus is voor de volgende ronde. Daar voel je je mee verantwoordelijk voor omdat je het besluit mee draagt. En je kan bij persoonlijke keuzes tijdens het kwartaal toetsen aan die focus.

Je bent tevreden dat je er was, die 2 uur, ze waren zinvol.